ზოგჯერ შეიძლება თქვენ გსურთ შექმნათ წერილი, რომელსაც თქვენ გაუგზავნით უამრავ სხვადასხვა ადამიანს, მაგრამ გსურთ რომ მისი გარკვეული ნაწილები თითოეული ადრესატისთვის ინდივიდუალური იყოს: ნაწილები, როგორიცაა მისალოცი, სახელი, მისამართი და ა.შ. parlance, ეს ნიშნავს, რომ თქვენ უნდა შექმნათ ფორმა წერილი, რომლის გაკეთება ნამდვილად ადვილია.

ფორმის ასოების დაწყებამდე უნდა დარწმუნდეთ, რომ უკვე გაქვთ მონაცემთა ბაზის დაყენება ყველა იმ ველთან ერთად, რომელზეც გსურთ ჩასვათ. მონაცემთა ბაზა შეიძლება იყოს ისეთივე მარტივი, როგორც Excel ცხრილები, სვეტებით, სახელი, გვარი, მისამართი და ა.შ.

Word- ს შეუძლია მონაცემების იმპორტი Excel, Access და ტექსტური დოკუმენტებიდან. თუ თქვენ უკვე არ გაქვთ მონაცემთა ბაზის დაყენება, ყოველთვის შეგიძლიათ შექმნათ იგი Word- ში, რაც მე გაჩვენებთ, თუ როგორ უნდა გავაკეთოთ.

შექმენით ფორმატური წერილები სიტყვაში

დასაწყისისთვის, შექმენით დოკუმენტი, რომელიც შეიცავს მასში სტანდარტული ტექსტს, მაგალითად, საშობაო წერილის მაგალითზე:

შიშველი წერილი

ყურადღება მიაქციეთ, თუ როგორ არ აქვს ის სალოცავი, მისამართი და ა.შ., რადგან ყველა ამას მოგვიანებით დაამატებთ, როგორც ველები ჩვენს ფორმაში. პირველი რაც თქვენ უნდა დააჭიროთ არის დააჭირეთ აირჩიეთ მიმღებებს საფოსტო გზავნილის ჩანართზე:

აირჩიეთ მიმღები

ეს არის სადაც თქვენ დაამატებთ იმ პირებს, რომლებიც მიიღებენ წერილს ან შეიტანენ სიას მონაცემთა ბაზის ფაილიდან.

მიმღები Dropdown

შეგიძლიათ დააჭიროთ Type New List, თუ გსურთ შექმნათ სიაში თვით Word- ში. იმპორტისთვის დააჭირეთ გამოიყენეთ არსებული სია. ამ მაგალითში ჩვენ უბრალოდ გამოვყოფთ ჩამონათვალს.

მისამართების სია

შენიშვნა: როდესაც მიდიხართ თქვენი მიმღების სიის შესანახად, Word მოგთხოვთ თქვენს მყარ დისკზე მდებარეობისთვის, შექმნათ მონაცემთა ფაილი, რომელიც შეიქმნება.

თქვენი მიმღებთა სიას შენახვის შემდეგ, შეამჩნევთ, რომ საფოსტო ბარათების რიგით ბევრ ხატს ახლავე დააჭერთ.

თქვენი ფორმატის ველების დამატებაზე დააჭირეთ თქვენს დოკუმენტში მდებარე ადგილს, სადაც მიუთითებთ, თუ სად გსურთ ველი განთავსდეს და შემდეგ დააჭირეთ მისამართების ბლოკს.

მისამართის ბლოკი

ეს წამოაყენებს მისამართების ბლოკის დიალოგს.

დააჭირეთ ღილაკს ნაგულისხმევი ფორმატით წასასვლელად და უნდა მიიღოთ ისეთი, რაც ასე გამოიყურება:

ჩასვით მისამართი

შემდეგი, დაამატეთ Enter შემდეგ მისამართი ბლოკი თქვენი ტექსტის ხაზის გასწვრივ გადასატანად, შემდეგ დააჭირეთ მისალოცი ხაზის ხატულას:

მისალმებები ხაზის ხატულა

ეს წამოაყენებს მისალოცი ხაზის დიალოგს.

სიტყვა მისალოცი ხაზი

კიდევ ერთხელ, მოდით წავიდეთ სტანდარტულ ფორმატში და უბრალოდ დააჭირეთ ღილაკს OK.

შემდეგი, მონიშნეთ, სადაც ნათქვამია , დააჭირეთ მაუსის ღილაკს, აირჩიეთ პუნქტი და შემდეგ შეამოწმეთ ყუთი შემდეგი, რომ არ დაამატოთ სივრცე იმავე სტილის აბზაცებს შორის.

ეს გახდის მისამართის ბლოკს სწორად დაკიდება ნაცვლად იმისა, რომ მას თითოეულ ნაწილს შორის ჰქონდეს ცარიელი ხაზი.

არ დაამატოთ სივრცე სიტყვა

შემდეგ, დააჭირეთ წინასწარი შედეგების ხატულას, რომელიც მდებარეობს საფოსტო გზავნილების ლენტში.

გადახედვის შედეგები

მისამართის ბლოკის ველის ინდიკატორის ნაცვლად, თქვენ ახლა უნდა ნახოთ Word დოკუმენტში ჩამოთვლილი რეალური შინაარსი.

პირველი ესკიზი

როდესაც თქვენ გადახედეთ დასრულებას, დააჭირეთ Preview შედეგების ხატულას, რომ გადახედოთ გამორთვა. შემდეგი, რომ ნახოთ თუ როგორ დაამატოთ სხვა ველები, დააჭირეთ მხოლოდ წარსულის წარსულს თქვენს დოკუმენტში თქვენი მიმდინარე პოზიცია რომ გააკეთოთ, შემდეგ დააჭირეთ ჩასმა შერწყმის ველის ხატს.

მყისიერი შერწყმის ველის ხატი

თქვენ უნდა მიიღოთ მსგავსი რამ:

მყისიერი ველი

აირჩიეთ ქვეყანა ან რეგიონი, შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს ჩასმა.

ჩასმული ველი

სცადეთ კვლავ დააჭირეთ Preview შედეგების ხატულას, რომ ნახოთ როგორ გამოიყურება. ქვემოთ მოცემულია ჩემი მაგალითი:

ქვეყნის დამატებული ესკიზები

ახლა, როდესაც ფორმის ასო სწორად არის დაყენებული, შეგიძლიათ გააკეთოთ უფრო მოწინავე საქმეები, როგორიცაა წესების შექმნა. წესები საშუალებას მოგცემთ აჩვენოთ ტექსტი გარკვეული მიმღებისთვის და დამალოთ იგი სხვებისთვის. დასაწყებად, დააჭირეთ ღილაკს წესები.

წესები

თქვენ ნახავთ ჩამოსაშლელ მენიუს რამდენიმე ვარიანტს, როგორიცაა Ask, შევსება და ა.შ.

წესები

ჩვენი მაგალითისთვის, ავირჩიოთ თუ… მაშინ… სხვა, რომელიც მოგვიყვანს შემდეგ დიალოგზე:

ფოსტის შერწყმის წესები

შეცვალეთ ველის სახელი: Country_or_ Region– ში და ჩაწერეთ USA– ში შედარება: ველში. შემდეგი, დაამატეთ რამდენიმე ტექსტი იმ ყუთებში, სადაც ნათქვამია, რომ ჩადეთ ეს ტექსტი და სხვაგვარად ჩადეთ ეს ტექსტი.

ამ მაგალითში თუ მიმღები ცხოვრობს აშშ – ში, ისინი მიიღებენ წერილს Merry Christmas- ს ჩასმული ტექსტი, ხოლო ყველა დანარჩენი მიიღებს შეტყობინებას Season Greetings.

აი, რას გამოიყურება მას შემდეგ რაც დააჭირეთ ღილაკს OK და შემდეგ ღილაკს Preview შედეგები.

დაამატეთ გილოცავთ Christmass შეტყობინებას

შემდეგი, გაითვალისწინეთ წინასწარი შედეგების განყოფილება:

წინასწარი შედეგების განყოფილება

აქ შეგიძლიათ დააჭიროთ ისრის ღილაკებს (როდესაც გადახედვის შედეგების ჩართვაა) მარცხნივ და მარჯვნივ, რომ გადაახვიოთ ყველა ასოზე, რომლებიც გამოგიგზავნით. ამ გზით შეგიძლიათ დარწმუნდეთ, რომ თქვენი ყველა წერილი სწორად გამოიყურება ადრე დაბეჭდვის ან ელ.ფოსტის გაგზავნამდე.

შენიშვნა: წესების მიხედვით მატჩის ველების მენიუს არჩევა მოცემულია მონაცემთა ბაზაში ველების სახელების შესატყვისად, რომლებსაც მიიღებთ სათაურის სახელებს თქვენს მიმღებთა სიაში.

ასევე იმისათვის, რომ უფრო მარტივი დაინახოთ, თუ სად შეიტანეთ ველები თქვენს დოკუმენტში, გამოიყენეთ Highlight Merge Fields ღილაკს.

მონიშნეთ ველები

ეს არის შეცვლა, რომლითაც შეგიძლიათ ჩართოთ და გამორთოთ თქვენი შეხედულებისამებრ. დაბოლოს, როდესაც კმაყოფილი ხართ თქვენი წერილით, დააჭირეთ Finish & Merge icon:

დასრულება და შერწყმა

თქვენ უნდა მიიღოთ ეს ჩამოსაშლელი მენიუ სამი ვარიანტით.

დასრულება და შერწყმა

შეარჩიეთ ინდივიდუალური დოკუმენტების რედაქტირება, რომ Word მიიღოთ თქვენი ყველა წერილის ერთად გაერთიანებას ერთ დიდ დოკუმენტში, რომლის შესახებაც შეგიძლიათ იხილოთ ელ.ფოსტის გაგზავნამდე ან გაგზავნამდე.

როგორც ხედავთ, Word- ით ფორმატის ასოების შექმნა აღარ არის ის, რაც ოდესღაც იყო და თქვენ შეგიძლიათ სწრაფად და მარტივად შექმნათ დოკუმენტები. თუ თქვენ გაქვთ რაიმე შეკითხვები, მოგერიდებათ კომენტარის გაკეთება. ისიამოვნეთ!